[Business Analyst] CHUYỆN VỀ FS (FUNCTIONAL SPECIFICATION) của dân BA

 

FS là gì?

FS đó là Functional Specification hay còn gọi là tài liệu đặc tả yêu cầu chức năng. Cái mà bạn BA nào cũng phải làm, và cũng sẽ có rất nhiều câu hỏi liên quan đến chủ đề này.

Vậy FS là gì he. Chắc chắn nhiều anh em làm BA biết về FS. FS trong ngành phát triển phần mềm là đặc tả yêu cầu chức năng (Functional Specification), cũng tuỳ vào từng role BA mà có các dạng FS khác nhau, cái này sẽ liên quan đến cơ cấu scope công việc của BA ở từng công ty (Mình sẽ kể trong bài viết khác hen).

À anh em cũng sẽ nghe các dạng khác nhau của FS như SRS (Software Requirement Specification), FRS (Software Requirement Docs) hay viết dạng User story, vân vân mây mây. Nhưng tóm lại thì mục tiêu cuối cùng của FS cũng chỉ để mọi người biết được phần mềm nó làm được những gì.

ĐẶC TÍNH CỦA FS

FS có đặc tính là sự giao thoa giữa khía cạnh Business và khia cạnh Technical. Hiểu một cách đơn giản là FS được ra để phục vụ cho nhiều đối tượng người đọc, trong đó 2 đối tượng chính là các Business user và Technical user. Buiness user gồm các anh em Sale, Marketing, Operation, Mananger sẽ chủ yếu quan tâm đến khia cạnh business requirement và stakeholder requirement. Điểm quan trọng cần trình bay là mô tả giải pháp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, gải đúng chổ ngứa của khách hàng.

Còn đối với Techincal user thì sẽ quan tâm đến Solution requirement, đó là những use case, diagram, business flow, business rule thể hiện từng nội dung cụ thể. Phần solution requirement này giúp cho toàn bộ team bao gồm: PM, QC, Dev,… hiểu được chi tiết các chức năng, độ lớn, độ phức tạp của chức năng sẽ phát triển.

Đó là đôi chút về các loại requirement và đối tượng người đọc. Phần sau mình sẽ kể về cách viết FS nhé. Và vì sao một người BA chính hiệu không chỉ dừng lại ở việc viết FS nhé.

[Business Analyst] Sự khác biệt giữa Software và Product (Digital Product)

Sự khác biệt giữa Software và Product được định nghĩa khá rỏ ràng là "Product is anything that can be offered to the market that satisfied a want or need“. Dịch ra là sản phẩm là những thứ đáp ứng, thoả mãn được nhu cầu của thị trường. Vậy Software khác với Digital Product ở những điển nào.

Đầu tiên là Software nhé. Cách đây khá lâu mình từng đi triển khai các phần mềm quản lý tài chính kế toán, khi số lượng user là số nhân sự của phòng kế toàn hay các phòng ban được xác định rỏ ràng, VD như 20 người hay 30 người. Chưa hết phần mềm được cài và sử dụng trên các máy PC, để sử dụng được thì End-user sẽ phải tham gia vài buổi training bài bản, tài liệu training rỏ ràng và đầy đủ. Đây là hình thức của một software theo kiểu truyền thống, và cũng là những điểm phân biệt với một Digital product.

Còn bây giờ mình sẽ nói đến Digital Product. Khi nói đến ứng dụng digital product thì mọi người thường nghĩ đến zalo, momo, hay grab, và còn rất nhiều sản phẩm khác nữa. Những ứng dụng này dành cho một số lượng người dùng rất lớn, dễ dàng sử dụng và tiếp cận. Đơn cử như momo mình đã từng dùng nó để thanh toán rất nhanh chóng, tiện lợi, ứng dụng chạy rất mượt mà, tận dụng tối đa ưu thế trượt, lướt khi sử dụng trên smartphone. Những điều này tạo nên một "Quality of service".

Một Digital product luôn sẽ có các yêu tố vô định hơn một Software. Đầu tiên là về lượng người dùng, số lượng người dùng có thể tăng cao đột biến vào những dịp lễ, tết. Thứ 2 là Luồng thao tác của người dùng luôn khác so với suy nghĩ của chúng ta. Người dùng có thể đi theo những hướng chúng ta không lường trước và rất oái oăn.

Nhu cầu người dùng luôn thay đổi từ ngày nên việc của những ai làm Role BA/PO phải luôn thu thập feedback từ khách hàng để cải tiến liên tục (Continuous improvement hay còn gọi là Kaizen theo tiếng Nhật). Nghĩa là chúng ta luôn phải theo dõi quá trình sử dụng của khách hàng, đồng thời nghiên cứu cả các sản phẩm sắp có và đang có trên thị trường để liên tục có những cải tiến phù hợp.